Työhy­vin­voin­ti­ky­selyn toimen­pide-ehdo­tuksesta valmistui Raut­järven hyvin­voin­tia­se­malle oma viestinnän peli­kirja

”Sanoi­timme asiat ääneen, jotta tiimissä saatiin yhteinen ymmärrys vies­tinnän kanavista.”

Raut­järven hyvin­voin­tia­seman esihen­kilö Laura Holopainen

Raut­järven hyvin­voin­tia­se­malta nousi Mitä kuuluu-työhy­vin­voin­ti­ky­se­lystä kaksi asiaa toimenpide-ehdotukseksi:

1. Tiedot­ta­minen ja eri viestintäkanavat.
2. Esimiehen saavu­tet­ta­vuus.

Yhdessä kehi­tetty vies­tinnän peli­kirja ratkaisee molemmat asiat.

Oman pohdinnan ja yhteisen keskus­telun kautta sovit­tiin peli­säännöt eri viestintäkanaville

Hyvin­voin­tia­seman työn­te­kijät olivat kaikki mukana kehit­tä­mässä yhteisiä vies­tinnän sään­töjä, mikä on auttanut asiaan sitou­tu­mi­sessa. Työyk­sikön vies­tinnän peli­kirja muodostui seuraavasti:

1. Ensin työn­te­kijät saivat yksi­löinä miettiä omaa näkö­kan­taansa kaik­kiin eri viestintäkanaviin.
2. Henki­lö­koh­taisen pohdinnan jälkeen pidet­tiin yhteinen työpaja, jossa sovit­tiin yhteiset peli­säännöt työyk­sikön viestintään.
3. Työpajan jälkeen esihen­kilö koosti doku­mentit yhdessä sovi­tuista peli­sään­nöistä, jonka jälkeen asia työs­tet­tiin työyk­sikön Team­sissa loppuun.

Vies­tinnän peli­kirja on Teamsin lisäksi esillä Raut­järven hyvin­voin­tia­seman kansliassa. 

”Takuu­varma systeemi ja ääret­tömän helppo tehdä.”

Vies­tinnän peli­sään­nöillä saatiin monia paran­nuksia työyk­sikön toimintaan:

• Teams ei jatku­vasti keskeytä työtä ja vallitsee parempi työrauha (myös esihenkilöllä).
• Pääl­likkö ja tiimin­ve­täjä sopivat tiedot­ta­misen rooleista ja pääl­lek­käiset tiedot­ta­miset sähkö­pos­titse saatiin pois.
• Kaikilla työyk­sikön jäse­nillä on yhteinen käsitys vies­tin­tä­ka­na­vista ja siitä, mitä tietoa väli­te­tään missäkin.
• Sähkö­postin, Teamsin, viik­ko­tie­dot­teen ja muiden kana­vien peli­säännöt sovit­tiin yhdessä.
• Kaikille on selvää, missä kana­vassa mitkäkin asiat käydään, jolloin asioita ja vies­tejä pystyy tarvit­taessa jäljit­tä­mään helposti myös taaksepäin.
• Työn­te­kijät tietävät, milloin ja miten oman esihen­ki­lönsä tavoittaa.
• Tietoa ei pimi­tetä itsel­lään, vaan pide­tään työka­ve­rista huolta.
• Vies­tinnän peli­kirja on osa tulevaa pereh­dy­tys­pa­kettia ja auttaa uusien työn­te­ki­jöiden perehdytyksessä.

Esimerk­kejä ongel­mista, joita vies­tinnän peli­kirja ratkaisi:

Ongelma: Lukuisat sähkö­postit samasta asiasta, niin sanottu sähkö­pos­ti­pingis, jota pela­taan edes takaisin.

Ratkaisu:

• Sähkö­postit kirjoi­te­taan tarpeeksi katta­vasti kerralla kuntoon ja viestit mieti­tään ennen lähe­tystä loppuun asti, ettei tarvitse perään lähettää täydennyksiä.
• Jos asia vaatii keskus­telua (asiassa on sekaan­tu­misen vaara ja on hankala sähkö­pos­tilla käsi­tel­tä­väksi), soite­taan tai sovi­taan Teams ‑pala­veri.

Ongelma: Aikai­semmin niin sanotut akuutit asiat väli­tet­tiin Teamsin kautta omalle tiimille tiedoksi, mikä koet­tiin raskaaksi

Ratkaisu:

• Akuutit asiat tiedo­te­taan sähkö­pos­titse kiireel­li­syys­luo­kit­telua käyt­täen. Viestin alkuun kirjoi­te­taan tarvit­taessa TÄRKEÄ. 
• Jos viesti täytyy saada heti tiimille perille, soite­taan tai tiedo­te­taan asia Teamsin kautta TÄRKEÄ ‑merkin­nällä.

Ongelma: Pääl­lek­käinen tiedot­ta­minen (pääl­likkö ja tiiminvetäjä)

Ratkaisu:

• Jos pääl­likkö ja tiimin­ve­täjä saavat molemmat saman tiedon, tiedottaa tiimin­ve­täjä asian omalle työyhteisölle. 
• Pääl­likkö viestii selkeästi esimies­asiat työn­te­ki­jöille eteenpäin.

Ongelma: Teams ”paukutti” koko ajan ja keskeytti työn­teon. Ei kunnioi­tettu työka­verin Varattu ‑tilaa.

Ratkaisu:

• Jokainen varmistaa oman Teams-tilansa aamuisin, jotta työka­verit tietävät muiden tavoi­tet­ta­vuuden Teamsin kautta ja osaavat sitä kunnioittaa.
• Mieti­tään aina asian kiireel­li­syys: mikäli asia voi odottaa hetken, odote­taan kunnes työka­veri vapautuu. Jos on oikeasti kiireinen asia, joka ei voi odottaa, silloin tulee ensi­si­jai­sesti yrittää soittaa työka­ve­rille / esihen­ki­lölle. Hätäapu ‑ryhmää saa käyttää, vaikka esihen­kilön Teams olisi punai­sella. Esimer­kiksi häiriötä aiheut­tavat asiak­kaat tai muut heti toimia tai apua vaativat asiat, niillä saa keskeyttää toisen työn.

Raut­järven hyvin­voin­tia­sema voitti vies­tin­tä­mat­rii­sil­laan Työter­veys­lai­toksen Kipinä-palkinnon!

Kiitos yksikön esihen­ki­lölle Laura Holo­pai­selle ja koko työyh­tei­sölle tiedon jakamisesta!

Alla Raut­järven hyvin­voin­tia­seman työn­te­ki­jöiden koos­tamaa mate­ri­aalia tiimin omasta vies­tinnän pelikirjasta.

Vies­tinnän pelisäännöt

Puhe­li­mella hoide­taan äkil­listä reagointia sekä keskus­telua vaativat asiat

Sähkö­posti

Teams-viestit

Tiedot­teet intrassa / oma viikkotiedote

Työyk­sikön palaverit